En Gastos cargas las facturas de tus proveedores y llevas el control de lo que gastas y de lo que tienes que pagar. Cada gasto que registras se imputa automáticamente a una categoría y alimenta tu Estado de Resultados, así el margen que ves es real y no un estimado.
Las cinco pestañas de Gastos
El módulo se organiza en pestañas, arriba de la pantalla. Cada una resuelve una parte del ciclo del gasto:
- Facturas: cargas y consultas todas las facturas y comprobantes recibidos, con filtros y resumen por categoría.
- Por Pagar: ves lo pendiente y lo vencido, y registras los pagos.
- Sueldos: liquidas y pagas los sueldos de tu equipo.
- Imputación: miras cómo se reparten los gastos por mes y por categoría.
- Análisis: matriz de gastos por categoría a lo largo de los meses.
Esta guía se centra en las dos que usas todos los días: Facturas y Por Pagar.
Abre el módulo de Gastos
En el menú lateral de Profitar entra a Gastos. Vas a caer en la pestaña Facturas, con la tabla de comprobantes ya cargados y, si todavía no cargaste nada, con las opciones para empezar.
Carga una factura
Haz clic en “Cargar Factura”. Se abre el formulario donde completas los datos del comprobante:
- Tipo de comprobante: Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Recibo o Sin comprobante.
- Nº / Referencia: el número del comprobante. Si es un recibo o sin comprobante, es opcional.
- Proveedor: elígelo de tu lista. Si todavía no está cargado, escribe el nombre del emisor a mano o crea el proveedor desde el mismo formulario.
- Fecha y vencimiento: cuándo se emitió y hasta cuándo tienes para pagarlo.
- Descripción: qué es el gasto (ej: “Meta Ads julio”).
Carga los importes: neto, IVA e impuestos
Profitar separa el neto del IVA para que tu costo real y tu crédito fiscal queden bien calculados:
- Monto neto gravado: la parte del comprobante sobre la que se calcula el IVA.
- IVA %: 19% por defecto en Chile, o Exento según corresponda. Profitar calcula el importe.
- Conceptos exentos / no gravados: ítems sin IVA. Suman al total sin generar IVA.
- Otros Impuestos: si el comprobante trae tasas u otros tributos, los sumas para que el total coincida con la factura real.
Si la factura está en dólares, elige la moneda USD y carga el tipo de cambio (CLP por USD): Profitar convierte el total a pesos chilenos.
Asigna la categoría de costo
La categoría de costo es lo que hace que el gasto aparezca donde corresponde en el Estado de Resultados. Las categorías disponibles son:
- Alquiler, Servicios, Publicidad, Marketing.
- Packaging, Envíos, Mercadería.
- Comisiones Procesadoras, Comisiones MercadoLibre.
- Honorarios Externos, Sueldos y Cargas, Tecnología.
- Impuestos, Seguros, Otros.
Marca también si es un costo fijo (se repite todos los meses, ej: arriendo) o variable (cambia según la venta, ej: packaging). Arriba del listado, en el resumen “Imputación automática → Estado de Resultados”, ves los chips de cada categoría con su total, marcados en azul (fijo) o violeta (variable).
Elige a qué mes imputar el gasto
A veces pagas algo en un mes pero corresponde a otro. Para que tu Estado de Resultados sea devengado (no de caja), el formulario te deja definir:
- Mes de atribución: el mes al que corresponde el gasto, más allá de la fecha de la factura.
- Distribuir en varios períodos: si es un gasto que abarca varios meses (ej: un seguro anual), lo repartes de forma mensual o trimestral entre las fechas que indiques.
Carga facturas con IA (desde el plan Pro)
En vez de tipear todo a mano, puedes dejar que la IA lea el comprobante:
- Escanear con IA: arrastras una imagen o PDF (o haces clic para seleccionar el archivo) y la IA precarga el formulario con los datos que leyó. Los revisas y guardas.
- Carga masiva: subes varias facturas juntas (JPG, PNG, WebP o PDF, hasta 10 MB cada una). La IA extrae los datos de cada una, matchea el proveedor por nombre, y nada se guarda hasta que confirmas.
Controla y registra lo que tienes por pagar
La pestaña Por Pagar junta las facturas pendientes y los pagos programados a proveedores. Arriba tienes tres indicadores del período:
- Total Pendiente: lo que falta pagar.
- Vencido: lo que ya pasó su fecha de vencimiento.
- Pagado: lo que ya saldaste.
Los pagos se agrupan por mes de vencimiento, con los vencidos destacados arriba. Cuando pagas uno, haces clic en “Pagar”, eliges en “Pagar desde” la caja desde la que sale la plata y confirmas: Profitar registra el egreso y marca el comprobante como pagado.
Sueldos de tu equipo
En la pestaña Sueldos liquidas y pagas la nómina. Los empleados y su costo se cargan desde el módulo Equipo; acá solo los pagas. Vas a ver el Equipo Activo y el Costo Nómina Mensual (sueldo bruto más cargas sociales). Al pagar, eliges el período, puedes sumar un ajuste(bono, horas extra o descuento) y la caja de origen; el pago queda registrado en la categoría “Sueldos”.
Analiza tus gastos por mes y por categoría
Con las facturas cargadas, tienes dos vistas para entender en qué se te va la plata:
- Imputación: muestra el total imputado, el promedio mensual y el corte fijo vs. variable. Puedes verlo por mes (con el detalle de categorías y comprobantes de cada mes) o por categoría (cuánto pesa cada rubro a lo largo del tiempo). Respeta el mes de imputación que definiste al cargar.
- Análisis: un gráfico de evolución de gastos por tipología (barras apiladas mes a mes) más una matriz que cruza cada categoría con los últimos meses y su Total. Ideal para detectar de un vistazo un rubro que se está disparando.
Exportar y filtrar
En la pestaña Facturas filtras por texto, tipo de comprobante, categoría, fijo/variable, moneda, estado y rango de fechas. Con el botón de exportar descargas el listado (con número, emisor, categoría, montos, IVA y estado) para tu contador. La pestaña Por Pagar también tiene su propia exportación.
IVA de tus gastos
Cuando cargas una factura, Profitar guarda el IVA del comprobante (19% por defecto en Chile, o exento según el caso). Ese IVA queda registrado gasto por gasto junto con el total, así tienes a la vista cuánto IVA pagaste en tus compras del período.