El módulo Proveedores te deja tener en un solo lugar a quién le compras, cuánto le pagaste y cuánto le debes. Cada proveedor tiene su cuenta corriente: registras las facturas de compra, controlas la deuda pendiente y generas los pagos cuando corresponde.
Antes de empezar
- Ten a mano el RUT y los datos de contacto de tus proveedores (no son obligatorios, pero ayudan a identificarlos y a buscarlos rápido).
- Si vas a registrar pagos, conviene tener creada al menos una caja o cuenta desde donde sale el dinero. Eso se configura en el módulo Cuentas.
Abre el módulo Proveedores
Entra a Proveedores desde el menú lateral. Arriba vas a ver tres indicadores que resumen tu operación con proveedores:
- Proveedores Activos: cuántos proveedores tienes dados de alta y activos.
- Gasto Total: el total que les pagaste (suma de egresos).
- Deuda Pendiente: lo que todavía debes, sumando facturas y pagos programados.
Debajo está la tabla con todos tus proveedores. Cada fila muestra la categoría, el contacto, el gasto total, la deuda pendiente y la fecha de la última compra.
Crea tu primer proveedor
Haz clic en “Nuevo Proveedor” (arriba a la derecha de la barra de filtros). Se abre un formulario donde cargas:
- Nombre: es el único campo obligatorio.
- RUT: el identificador tributario del proveedor, con formato 12.345.678-9.
- Categoría: el tipo de gasto que representa este proveedor (Mercadería, Envíos, Servicios, Publicidad, Packaging, Tecnología, Impuestos, entre otras).
- Email, teléfono, dirección y ciudad de contacto.
- Notas: cualquier detalle interno que quieras recordar.
Registra las facturas de compra
La deuda de un proveedor no se carga a mano en su ficha: se arma con las facturas de compra que registras en el módulo Gastos. Al crear una factura, eliges el proveedor y Profitar la imputa a su cuenta corriente.
- La factura queda como Pendiente hasta que la pagues.
- Cuando pasa su fecha de vencimiento sin pagar, aparece como Vencida.
- El IVA del 19% se calcula sobre el monto que cargues.
Revisa la cuenta corriente del proveedor
Haz clic en el nombre del proveedor en la tabla para abrir su cuenta corriente. Arriba vas a ver el resumen: Total Facturado, Total Pagado, Saldo Pendiente y Notas de Crédito.
Más abajo hay cuatro pestañas:
- Cuenta Corriente: todos los comprobantes y pagos ordenados por fecha, con el saldo acumulado fila por fila. Las facturas y notas de débito suman deuda; las notas de crédito y los pagos la restan.
- Movimientos: los pagos y egresos registrados con ese proveedor.
- Órdenes de Compra: las órdenes generadas para reponer stock.
- Productos: las marcas y productos vinculados al proveedor.
Genera un pago
Cuando tengas comprobantes pendientes, aparece el botón “Generar Pago” (tanto en la tabla de proveedores como dentro de la cuenta corriente). Al abrirlo:
- Se muestran las facturas pendientes y vencidas del proveedor, ya preseleccionadas.
- Eliges desde qué caja o cuenta sale el pago.
- Si hay notas de crédito pendientes, se descuentan automáticamente del neto a pagar.
- Puedes agregar una nota para dejar registro del pago.
Al confirmar, las facturas pasan a Pagadas, se registra el egreso en la caja elegida y la deuda del proveedor se actualiza al instante.
Organiza y haz seguimiento
Con varios proveedores cargados, la barra de filtros te ayuda a encontrar y controlar lo que importa:
- Buscador: por nombre, RUT, email, ciudad o marca.
- Categoría y estado (Activos, Inactivos o Todos).
- “Con deuda”: muestra solo los proveedores que tienen deuda o facturas pendientes, ideal para revisar antes de pagar.
- Haz clic en los encabezados de la tabla para ordenar por gasto total, deuda pendiente o última compra.
En cada fila también puedes cargar el Lead Time (los días que tarda el proveedor en entregar): eso alimenta las sugerencias de reposición de stock. Y desde el ícono del lápiz editas los datos del proveedor o lo marcas como inactivo.
Preguntas frecuentes
¿Por qué un proveedor muestra deuda si nunca cargué nada?
La deuda sale de las facturas de compra registradas en Gastos y de los pagos programados. Si ves deuda que no esperabas, revisa las facturas pendientes del proveedor en su cuenta corriente.
No me aparece el botón “Nuevo Proveedor”
Ese botón, junto con los de editar y pagar, solo aparece si tu usuario tiene permisos de escritura sobre Proveedores. Si estás en modo solo lectura, pídele a quien administra la cuenta que te habilite los permisos.
¿Puedo eliminar un proveedor?
Sí, desde el formulario de edición hay un botón para eliminarlo. Si en cambio solo quieres dejar de operar con él pero conservar su historial, márcalo como inactivo: deja de aparecer en el listado por defecto, pero sus movimientos quedan registrados.
¿Dónde veo lo que tengo que pagarle a mis proveedores?
El indicador Deuda Pendiente del módulo te da el total. Para ver el detalle con vencimientos y proyección de caja, mira el módulo Flujo de fondos.