En Gastos cargás las facturas de tus proveedores y llevás el control de lo que gastás y de lo que tenés que pagar. Cada gasto que cargás se imputa automáticamente a una categoría y alimenta tu Estado de Resultados, así el margen que ves es real y no un estimado.
Las cinco pestañas de Gastos
El módulo se organiza en pestañas, arriba de la pantalla. Cada una resuelve una parte del ciclo del gasto:
- Facturas: cargás y consultás todas las facturas y comprobantes recibidos.
- Por Pagar: ves lo pendiente y lo vencido, y registrás los pagos.
- Sueldos: liquidás y pagás los sueldos de tu equipo.
- Imputación: mirás cómo se reparten los gastos por mes y por categoría.
- Análisis: matriz de gastos por categoría a lo largo de los meses.
Cargá una factura
En la pestaña Facturas, hacé clic en “Cargar Factura”. Se abre el formulario donde completás los datos del comprobante:
- Tipo de comprobante: Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Recibo o Sin Comprobante.
- Letra (A, B, C, M o E) y número del comprobante. Si es sin comprobante o recibo, el número es opcional.
- Proveedor: elegilo de la lista. Si no está cargado, podés escribir el nombre del emisor a mano o crear el proveedor desde el mismo formulario.
- Fecha y vencimiento del comprobante.
- Descripción: qué es el gasto (ej: “Meta Ads julio”).
Cargá los importes: neto, IVA e impuestos
Profitar separa el neto del IVA para que tu costo real y tu crédito fiscal queden bien calculados:
- Monto neto gravado: la parte del comprobante sobre la que se calcula el IVA.
- IVA %: 21%, 10,5%, 27% o Exento. Profitar calcula el importe.
- Conceptos exentos / no gravados: ítems sin IVA (ej: peajes, viáticos exentos). Suman al total sin generar IVA.
- Retenciones IIBB: agregás una o varias, por provincia y alícuota. Si sos de Argentina, esto aparece en la carga y en el listado.
- Percepción de IVA y otros impuestos: si el comprobante los trae, los sumás para que el total coincida con la factura real.
Si la factura está en dólares, elegí la moneda USD y cargá el tipo de cambio: Profitar convierte el total a pesos.
Asigná categoría y tipo de costo
La categoría de costo es lo que hace que el gasto aparezca donde corresponde en el Estado de Resultados. Las categorías disponibles son:
- Alquiler, Servicios, Publicidad, Marketing.
- Packaging, Envíos, Mercadería.
- Comisiones Procesadoras, Comisiones MercadoLibre.
- Honorarios Externos, Sueldos y Cargas, Tecnología.
- Impuestos, Seguros, Otros.
Marcá también si es un costo fijo (se repite todos los meses, ej: alquiler) o variable(cambia según la venta, ej: packaging). En el resumen “Imputación automática → Estado de Resultados”, arriba del listado, ves los chips de cada categoría con su total, marcados en azul (fijo) o violeta (variable).
Elegí a qué mes imputar el gasto
A veces pagás algo en un mes pero corresponde a otro. Para que tu Estado de Resultados sea devengado (no de caja), el formulario te deja definir:
- Mes de atribución: el mes al que corresponde el gasto, más allá de la fecha de la factura.
- Distribuir en varios meses: si es un gasto que abarca varios meses (ej: un seguro anual o un servicio contratado por 24 meses), elegís desde qué mes y la duración, y se reparte en cuotas mensuales iguales — hasta 2 años.
Cargá facturas con IA (desde el plan Pro)
En vez de tipear todo a mano, podés dejar que la IA lea el comprobante:
- Escanear con IA: arrastrás una imagen o PDF (o hacés clic para seleccionar) y la IA precarga el formulario con los datos que leyó. Los revisás y guardás.
- Carga masiva: subís varias facturas juntas (JPG, PNG, WebP o PDF, hasta 10 MB cada una). La IA extrae los datos de cada una, matchea el proveedor por CUIT o por nombre, y nada se guarda hasta que confirmás.
Controlá y registrá lo que tenés por pagar
La pestaña Por Pagar junta las facturas pendientes y los pagos programados a proveedores. Arriba tenés tres indicadores del período:
- Total Pendiente: lo que falta pagar.
- Vencido: lo que ya pasó su fecha de vencimiento.
- Pagado: lo que ya saldaste.
Los pagos se agrupan por mes de vencimiento, con los vencidos destacados arriba. Cuando pagás uno, hacés clic en “Pagar”, elegís la caja desde la que sale la plata y confirmás: Profitar registra el egreso y marca el comprobante como pagado.
Analizá tus gastos por mes y por categoría
Con las facturas cargadas, tenés dos vistas para entender en qué se te va la plata:
- Imputación: muestra el total imputado, el promedio mensual y el corte fijo vs. variable. Podés verlo por mes (con el detalle de categorías y comprobantes de cada mes) o por categoría (cuánto pesa cada rubro a lo largo del tiempo). Usa el período contable efectivo, así respeta la imputación que definiste al cargar.
- Análisis: un gráfico de evolución de gastos por tipología (barras apiladas mes a mes) más una matriz que cruza cada categoría con los últimos meses y su Total. Ideal para ver de un vistazo cómo se mueve cada rubro y detectar uno que se está disparando.
Exportar y filtrar
En la pestaña Facturas filtrás por texto, tipo de comprobante, categoría, fijo/variable, moneda, estado y rango de fechas. Con el botón de exportar descargás el listado (con número, emisor, categoría, montos, IVA y estado) para tu contador. La pestaña Por Pagar también tiene su propia exportación.