El módulo Gastos es donde cargas las facturas y gastos de tus proveedores para conocer tu margen real. Cada gasto que registres se imputa automáticamente a tu Estado de Resultados, así que mientras más completo lo tengas, más preciso es tu resultado neto.
Las pestañas del módulo
Arriba de la pantalla de Gastos vas a ver cinco pestañas:
- Facturas: el registro de todas tus facturas y gastos cargados, con filtros y resumen por categoría.
- Por Pagar: los pagos pendientes y vencidos, con totales y calendario por mes.
- Sueldos: la liquidación de sueldos del equipo, con el costo de nómina del mes.
- Imputación: cómo se reparten los gastos por categoría.
- Análisis: la matriz de análisis de tus gastos por tipología.
Esta guía se centra en las dos que usas todos los días: Facturas y Por Pagar.
Abre el módulo de Gastos
En el menú lateral de Profitar entra a Gastos. Vas a caer en la pestaña Facturas, con la tabla de comprobantes ya cargados y, si todavía no cargaste nada, con las opciones para empezar.
Carga una factura manualmente
Haz clic en “Cargar Factura”. Se abre el formulario Nuevo Comprobante, donde completas:
- Tipo de comprobante: Factura, Nota de Crédito, Nota de Débito, Recibo o Sin comprobante.
- Nro. / Referencia: el número del comprobante.
- Proveedor: elígelo de tu lista, o escribe el Nombre del emisor si todavía no lo tienes cargado.
- Descripción: el detalle del gasto (opcional).
- Fecha y Vencimiento: cuándo se emitió y hasta cuándo tienes para pagarlo.
- Moneda: MXN (pesos mexicanos) o USD.
- Monto neto gravado: la parte del comprobante que lleva IVA. Si hay ítems sin IVA, sumalos en Conceptos exentos / no gravados.
- IVA %: 16% por defecto, o Tasa 0% / Exento según corresponda.
- Categoría de costo: la categoría que agrupa el gasto en tu P&L.
- Costo fijo: marcalo como Fijo o Variable.
Cuando termines, toca “Crear” y la factura queda registrada.
Carga facturas con IA (escanear)
Para no tipear todo a mano, usa “Escanear con IA”. Arrastra una imagen o PDF de la factura (o haz clic para seleccionar el archivo) y la IA lee el documento y precompleta el formulario por ti.
La IA intenta extraer del comprobante:
- El nombre del emisor y su identificación fiscal (RFC).
- El monto y el IVA.
- La fecha y el número de factura.
- Una categoría sugerida.
Los formatos aceptados son JPG, PNG, WebP o PDF, hasta 10 MB por archivo. Revisa siempre lo que leyó la IA antes de guardar: la lectura es una ayuda, no un reemplazo de tu control.
Elige la categoría correcta
La categoría de costo es lo que define en qué línea de tu Estado de Resultados cae el gasto. Las categorías disponibles incluyen:
- Mercadería, Envíos y Packaging.
- Publicidad y Marketing.
- Comisiones Procesadoras y Comisiones MercadoLibre.
- Alquiler, Servicios y Tecnología.
- Honorarios Externos, Sueldos y Cargas, Impuestos, Seguros y Otros.
Arriba de la tabla vas a ver un resumen por categoría con el total de cada una, diferenciando costos fijos y variables, con la leyenda de que esa imputación va directo a tu Estado de Resultados.
Controla tus pagos por vencer
Pasa a la pestaña Por Pagar para ver el estado de tus pagos. En la parte de arriba tienes tres tarjetas:
- Total Pendiente: lo que todavía tienes que pagar.
- Vencido: los pagos que ya pasaron su fecha de vencimiento.
- Pagado: lo que ya saldaste.
Más abajo, un calendario por mes te muestra qué pagos vencen y cuándo, para que organices tu caja. Puedes buscar por proveedor y filtrar por estado (Pendiente, Vencido o Pagado).
Marca una factura como pagada
En la pestaña Facturas, cada comprobante pendiente tiene el botón “Pagar”. Al usarlo, eliges desde qué caja se paga (en el campo “Pagar desde”) y el gasto queda registrado como pagado. También puedes pagar desde la pestaña Por Pagar, con el mismo botón junto a cada pago.
IVA de tus gastos
Cuando cargas una factura, Profitar guarda el IVA del comprobante (16% por defecto en México, o tasa 0% / exento según el caso). Ese IVA queda registrado gasto por gasto junto con el total con IVA, así tienes a la vista cuánto IVA pagaste en tus compras del período.
Problemas frecuentes
El botón “Escanear con IA” aparece bloqueado
La carga con IA está disponible desde el plan Pro. Si ves el candado, tu plan actual no la incluye: puedes cargar las facturas manualmente con “Cargar Factura” o mejorar tu plan para habilitar el escaneo.
La IA leyó mal un dato
La lectura automática es una ayuda: siempre revisa el emisor, el monto, el IVA y la categoría antes de guardar. Puedes corregir cualquier campo del formulario y, si hace falta, volver a escanear el archivo.
No me deja marcar una factura como pagada
Para pagar necesitas elegir la caja de origen en “Pagar desde”. Si no aparece ninguna opción, primero crea una cuenta o caja desde el módulo de Cuentas.